INFORMATIONS PRATIQUES : COVID-19 ET HÔTELS POUR LES DÉLÉGÉS DE L’AP-40
LIEU
AMERICAN UNIVERSITY WASHINGTON COLLEGE OF LAW (AUWCL)
4300 NEBRASKA AVENUE NW
YUMA BUILDING
TERRACE LEVEL
CLAUDIO GROSSMAN HALL
WASHINGTON DC 20016
Comment vous rendre à la réunion
Metro | Tenleytown/AU puis 4 minutes de marche (300 mètres)
Itinéraire | Dans le métro, prendre la sortie West Side Southbound Wisconsin Avenue. À la sortie, faites demi-tour sur Wisconsin Avenue et dirigez-vouz vers Tenley Circle.
Préinscription
Les délégués sont priés de procéder à leur préinscription en ligne au plus tard le 28 mai 2022.
NOTE | Cette préinscription ne dispense pas d’envoyer une lettre d’accréditation, et doit être suivie d’une inscription sur place.
Inscription
Yuma Building, Terrace Level.
Lundi 27 juin 2022 de 14 heures à 17 heures
Mardi 28 juin 2022 de 8 heures à 9:30 heures
Séance inaugurale
La séance de l’Assemblée des Parties sera ouverte le mardi 28 juin 2022 à 9 h 30 dans la salle Claudio Grossman Hall.
ACCRÉDITATION
Chaque Partie participant à une session désigne un représentant (chef de délégation) et peut également désigner autant de suppléants et conseillers qu’elle estime nécessaire. Les Parties doivent communiquer au Directeur Général le nom et les fonctions des personnes qui assisteront à la réunion, et indiquer en quelle qualité elles le feront, par courrier électronique ou télécopie, avant le 28 mai 2022. En outre, une lettre officielle d’accréditation signée par un représentant dûment habilité, comme le précise l’article V du règlement intérieur de l’AP, doit être envoyée au Directeur Général ou remise en mains propres à la réunion.
ACCRÉDITATION – QUESTIONS
Qu’est-ce qu’une accréditation ?
C’est un pouvoir délivré sur une lettre à en-tête par le représentant d’une Partie dûment habilité à signer au nom d’un État membre de l’ITSO.
Qui peut signer une accréditation ?
Le chef de l’État, le chef du gouvernement, le ministre des Affaires Étrangères, le responsable chargé du secteur des télécommunications, ou un représentant de l’une de ces entités dûment habilité à signer au nom d’un État membre de l’ITSO.
Que doit comporter l’accréditation ?
L’accréditation doit indiquer le nom et la fonction de chacun des représentants membres de la délégation, ainsi que la qualité en laquelle ils assisteront à la réunion (représentant, suppléant, ou conseiller). Une Partie ne peut désigner qu’un seul représentant, mais peut avoir autant de suppléants et de conseillers qu’elle l’estime nécessaire. L’accréditation doit préciser que les membres de la délégation sont autorisés à s’exprimer et voter au nom de la Partie.
Quand dois-je envoyer la lettre d’accréditation ?
Dès que votre administration a confirmé la composition de la délégation, et aprés la préinscription.
Vous ne pouvez pas assister à l’AP-40 ?
Vous pouvez donner une accréditation à un représentant de votre mission diplomatique à Washington, D.C. afin qu’il y assiste. À défaut, une autre Partie de l’ITSO, dont les opinions sont similaires à celles de votre Partie, peut vous représenter et s’exprimer et voter au nom de votre Partie par délégation de pouvoir, qu’il faut alors envoyer au Directeur général. Vous trouverez un modèle de délégation de pouvoir sur le site web de l’ITSO.
INFORMATIONS COVID-19
À compter du 12 juin 2022, le CDC n’exigera plus des passagers aériens voyageant d’un pays étranger vers les États-Unis qu’ils présentent un test viral COVID-19 négatif ou une documentation de récupération de COVID-19 avant de monter à bord de leur vol. Avant de voyager, nous vous encourageons fortement à consulter les directives des États-Unis, ainsi que celles des l’États, et celles de American University faisant référence aux liens ci-dessous :
L’American University Washington College of Law (AUWCL) recommande actuellement des masques. Tous les délégués doivent être entièrement vaccinés et doivent en fournir la preuve. Si un délégué n’est pas complètement vacciné, il doit fournir un test PCR négatif effectué au plus tôt le 25 juin (72 heures avant le début de la réunion AP). Veuillez utiliser le portail sur le site Web de l’ITSO pour soumettre une preuve de statut vaccinal complet et/ou un test PCR négatif avant le 27 juin.
Entrée aux États-Unis
Toute personne de passage aux États-Unis doit être munie d’un passeport en cours de validité et géneralement d’un visa ou d’une autorisation ESTA. Les délégués doivent contacter le consulat des États-Unis le plus proche bien avant la date de leur départ. Informations complémentaires à www.cbp.gov.
En temps normal, il faut au minimum 25 jours ouvrables aux services d’immigration américains pour traiter les demandes de visas. Veuillez vérifier auprès de votre consulat américain local les délais d’attente pour les visas. Si votre demande doit être accompagnée d’une lettre d’invitation de l’ITSO, vous pouvez l’obtenir auprès de itsomail@itso.int. Prévoyez 7 jours ouvrables pour traiter votre demande.
Participation à distance via Zoom
Les délégués sont invités à assister à la réunion AP-40 via la plateforme Zoom dans l’une des trois langues officielles de l’ITSO : anglais, français ou espagnol. Un lien sera fourni à l’approche de la date de la réunion.
La plate-forme permettra aux participants à distance de s’exprimer par le biais d’arrangements coordonnés par le Secrétariat, MAIS LE VOTE sera limité aux seuls participants en personne.
Nous demandons à tous les participants qui souhaitent faire des commentaires via la plateforme Zoom d’utiliser un casque avec microphone intégré ou un microphone de table USB dédié.
L’utilisation d’un microphone intégré d’ordinateur ou d’ordinateur portable n’est pas recommandée car il génère un écho de fond qui rend l’audition très difficile pour les interprètes et les participants en personne.
Notez que les participants à la plateforme Zoom doivent également s’inscrire en ligne et être pleinement accrédités, mais ils n’auront pas besoin de fournir une preuve de leur statut de vaccination contre la COVID-19.
Réunion sans papier
L´AP-40 sera une réunion sans papier. Le Directeur général encourage les participants à apporter leur ordinateur portable ou leur tablette pour consulter les documents de l’AP.
HÔTEL
Un tarif préférentiel a été négocié avec un hôtel à proximité du lieu de la réunion. Le nombre de chambres est limité, et ce tarif n’est valable que jusqu’au 29 mai 2020. Il faut réserver directement auprès de cet hôtel.
Days Inn Connecticut Ave | 4400 Connecticut Ave NW, Washington, DC 20008 | Tel: +1 202-244-5600 | Van Ness-UDC Metro – Red Line
Tarif préférentiel et annulation gratuite jusqu’au 6 juin 2022 : 112$ /nuit + 2$/nuit + 14.95% tax – Simple/double – Cliquez ici pour réserver avec le tarif spécial
The Bethesdan | 8120 Wisconsin Ave, Bethesda, MD 20814 | Tel: +1 1 301-652-2000 | Bethesda Metro – Red Line
Tarif préférentiel jusqu’au 30 mai 2022 (afin d’éviter une pénalisation il faut annuler au moins 72 heures avant la date d’arrivée): 129$ /nuit + 13% tax – Chambre Deluxe – Cliquez ici pour réserver avec le tarif spécial
4300 Military Rd NW, Washington, DC 20015 | Tel: +1-202-362-9300 | Friendship Heights Metro – Red Line
Tarif préférentiel jusqu’au 18 mai 2022 (afin d’éviter une pénalisation il faut annuler au moins 72 heures avant la date d’arrivée): 189$ /nuit + 14.95% tax – Chambre King, Petit Déjeuner inclus – Cliquez ici pour réserver avec le tarif spécial
Courtyard by Marriott Bethesda Chevy Chase | 5520 Wisconsin Ave, Chevy Chase, MD 20815 | Tel: +1-301-656-1500 | Bethesda Metro – Red Line
Tarif préférentiel jusqu’au 23mai 2022 : 159$ /nuit + 13% tax – Chambre King/Double – Cliquez ici pour réserver avec le tarif spécial
Autres hôtels à proximité du lieu de la réunion
Hyatt Regency Bethesda | One Bethesda Metro Center (7400 Wisconsin Ave), Bethesda, MD 20814 | Tel: +1-301-657-1234 | Bethesda Metro – Red Line
